Actualización de actividades para automatizar Outlook

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Cuando pensamos en automatizar tareas, una de las primeras que nos vienen a la cabeza son aquellas relacionadas con los correos electrónicos. Seguramente muchos de vosotros estáis hartos de recibir tantos correos. Necesitáis soluciones que os ayuden más allá de la reglas. Para eso hemos actualizado y mejorado nuestras actividades para automatizar Outlook.

El post de esta semana, el primero del nuevo año, queremos utilizarlo para contarte las actividades con las que Harpia te posibilita automatizar Outlook.

A nivel personal Apple y Gmail son los clientes de correo electrónico más utilizados, muchos de ellos a través del uso en el móvil. En cambio, a nivel empresarial Outlook es el rey. Incluso si tu empresa no utilizar Outlook, “tus robots” podrían comenzar a usarlo y tener claramente identificado el área de trabajo de los mismos.

Una vez habéis abierto Harpia Desarrollo, podréis encontrar las actividades para automatizar Outlook en el lateral izquierdo del área de trabajo. En la siguiente imagen tenéis una referencia visual para encontrarlas y un detalle de las 18 actividades para automatizar Outlook.

Detalle de las actividades para automatizar Outlook

A continuación queremos compartir con vosotros una breve descripción para lo que sirve cada una de las actividades que nos permite automatizar Outlook:

  • Enviar correo: Permite enviar correos en texto plano o HTML, con adjuntos, a los destinatarios, lista de correos en copia, en copia oculta desde cualquiera de las cuentas de correo configuradas en Outlook.
  • Leer correos: Permite obtener los correos. Pueden ser todos o el límite indicado. También se puede indicar que se tengan en cuenta sólo los leídos o todos. Se leen de la carpeta de Outlook que se indique (si no se indica se leen de la carpeta de entrada) y de cualquiera de las cuentas configuradas en Outlook.
  • Copiar correo: Permite copiar el correo electrónico indicado.
  • Eliminar correo: Permite eliminar el correo electrónico indicado.
  • Mover correo: Permite mover el correo electrónico indicado a la carpeta de Outlook que se proporcione.
  • Reenviar correo: Permite reenviar el correo electrónico indicado a los destinatarios proporcionados, a la lista de correos en copia y lista de correos en copia oculta.
  • Responder correo: Permite responder correos en texto plano o HTML, con adjuntos.
  • Responder a todos: Permite responder correos a todos en texto plano o HTML, con adjuntos.
  • Guardar correo: Permite guardar el correo indicado en la ruta proporcionada.
  • Guardar adjunto: Permite guardar el adjunto indicado en la ruta proporcionada.
  • Obtener cuentas de Outlook: Permite obtener las cuentas configuradas en Outlook.
  • Obtener cuenta de Outlook: Permite obtener la cuenta de Outlook indicada.
  • Obtener carpetas: Permite obtener las carpetas de la cuenta indicada de Outlook.
  • Obtener carpeta: Permite obtener la carpeta indicada de la cuenta de Outlook proporcionada
  • Crear carpeta: Permite crear una carpeta en la cuenta de Outlook proporcionada.
  • Copiar carpeta: Permite copiar la carpeta indicada y su contenido a una carpeta destino indicada de la cuenta de Outlook proporcionada.
  • Mover carpeta: Permite mover la carpeta indicada y su contenido a una carpeta destino indicada de la cuenta de Outlook proporcionada.
  • Eliminar carpeta: Permite eliminar la carpeta indicada y su contenido de la cuenta de Outlook proporcionada.

No hay que ver las actividades para automatizar Outlook de manera individual. La combinación entre ellas posibilita reproducir tareas en las que perdemos mucho tiempo. Y combinadas con el resto de actividades de Harpia tenemos estamos dotando de capacidad al robot para comunicarse por escrito.

Usos más comunes de los las actividades para automatizar Outlook

Como acabamos de decir estas actividades permiten a los robots a comunicarse a través de un medio muy utilizado en las empresas, como es el correo electrónico. Lo primero que le permite es reportar.

Podemos reportar problemas que se ha encontrado el robot y que no estaban contemplados en su flujo de trabajo. Esto es muy valioso para poder mejorar nuestro flujo con excepciones de negocio que suceden y que no habíamos tenido en cuenta.

También le permite al robot reportar problemas ajenos a él pero que le impiden hacer su trabajo, lo que llamamos excepciones de sistema. Por ejemplo, que una aplicación está caída y no es accesible para él, y seguramente para nadie. Otro ejemplo es la invalidez de las credenciales que utiliza el robot.

Otro gran uso que tienen las actividades para automatizar Outlook es el reporte de la actividad que ha ejecutado. El principal problema al que nos enfrentamos a la hora de robotizar una tarea es que los humanos no estamos seguros y no nos fiamos de lo que hace el robot. 

Hay gente que dedica tiempo a ver cómo se comporta durante unas cuantas ejecuciones todos los días. Esto está bien para ganar confianza pero no es operativo porque ya hay alguien perdiendo el tiempo cuando lo que queríamos era ganarlo. Pues la mejor solución es que el propio robot envíe un correo a todos los interesados con el detalle de las gestiones realizadas.

Además, de este reporte pueden surgir obligaciones para un humano. Puede que el robot no haya podido acabar alguna ejecución porque faltaba un dato o había un error en el mismo. Esto normalmente lo soluciona una personas y se lo vuelve a dar de “comer” al robot para que lo gestione.

Y finalmente hay que destacar que la mayor utilidad que tiene es emular al ser humano cuando en una tarea se contempla el uso del correo electrónico para lo que sea. El caso más típico, descargar las facturas que nos envían los proveedores por correo electrónico. Eso que lo hacía una persona, ahora lo puede hacer un robot, dejándolo en la carpeta deseada o subiéndolo al ERP o DMS correspondiente.

¿Quieres aprender a usar estas actividades?

Pues la mejor recomendación que te podemos dar es acceder a nuestra Academia y comenzar nuestro Curso RPA para automatizar tareas con Harpia. En el mismo dedicamos dos sesiones a explicarte con ejemplos prácticos el uso de estas 18 actividades para automatizar Outlook

Te animamos a darte de alta en este curso sin coste, con el que podrás comenzar a automatizar tus tareas, no solo las que se hacen con Outlook.

Por último, y para que no se nos enfade nuestro CTO, nos gustaría decir que técnicamente Harpia no automatiza Outlook. Harpia se integra directamente. Esto permite que no sea necesario, por ejemplo, reproducir las pulsaciones del usuario para descargar un fichero de un correo. Directamente con el correo localizado, se lo descarga. 

Disculpad a aquellos más técnicos, pero desde Marketing tenemos que adaptarnos al lenguaje del cliente. Y automatizar Outlook lo entiende mejor.

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