Cómo hacer un sencillo business case de automatización

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Antes de tomarla decisión de automatizar, tenemos que hacer una cosa sin falta. Siempre es imprescindible realizar los que los anglosajones llaman business case, o caso de negocio, que no suena tan bien.

Si eres trabajador también te interesa saber si lo que puedes automatizar, por ejemplo con Harpia, tiene sentido. Ver si es rentable hacerlo. De esa manera podrás venderle a tu jefe que el tiempo que vas a dedicar a configurar el robot, se compensará con los ahorros de tiempo. Incluso le podrás contar la cantidad de cosas que puedes hacer liberándote del trabajo que no aporta valor.

Calcular lo que cuesta ahora hacer la tarea

Lo primero que os proponemos para un business case, es calcular cuánto cuesta hacer la tarea sin automatizar. Para su cálculo necesitaremos unos cuantos datos. No es necesario ser exhaustivos y tener el dato calculado al milímetro. Con una aproximación es suficiente. Parte de los datos que necesitamos son:

  •  El salario bruto de la persona que hace actualmente la tarea. Si son varias personas, podemos calcula la media. Siendo más exhaustivos, la media ponderada ponderada por el número de veces al mes, por ejemplo, que cada empleado hace esa tarea.
  • Los gastos sociales asociados al trabajador o trabajadores. En España sería aplicar el 32,7%. Con el primer punto y este, tenemos el coste del empleado para la empresa.
  • Las horas anuales de contrato. Un contrato de 40 horas semanales son 1.780 horas. Puede que sean más o menos. 
  • La productividad. Sería el tiempo de contrato que un trabajador está realmente trabajando o produciendo. No nos referimos que el porcentaje hasta llegar al cien por cien el trabajador no esté haciendo nada. Por ejemplo aquí meteremos horas dedicadas a formación, los descansos, el posible absentismo, etc. Si no lo tenemos calculado, un 80% sería conservador.
 
Con estos datos ya ponemos calcular, dentro de nuestro business case, lo que cuesta a la empresa una hora de trabajador. Para eso solo tenemos que dividir el coste de empresa entre el total de horas productivas anuales.
 
Para poder obtener el coste total que actualmente nos lleva una tarea o proceso, vamos a necesitar dos datos adicionales:
  •  El número de veces que se hace una tarea al mes (volumetría mensual),
  • y el tiempo medio que tardamos en ejecutar la tarea de media, normalmente en minutos.
 
Con esta información podremos calcular el total de horas que invierten nuestros empleados en ejecutar una tarea. Y si multiplicamos este resultado por el coste hora que hemos obtenido antes, tenemos el coste que actualmente nos supone esa tarea. Al final este coste será el ahorro bruto que nos proporcionará la automatización.  Ya tenemos completada una parte de nuestro business case.
Business case de automatización: Costes anteriores RPA

Nuestra recomendación es que nos os rompáis la cabeza en los cálculos. Lo que merece realmente la pena es una orientación. Por ejemplo, no tenemos cuánto tiempo se tarda en hacer una tareas. Solamente tiene que cronometrar diez veces la ejecución de una tarea y sacar un promedio. ¿Y si no tenemos la volumetría mensual? Seguramente los que hacen la tarea, process owner, tienen una orientación de cuantos hacen al día. Si aún así no se atreven, pues que durante una semana hagan “palotitos” con cada ejecución.

Ahora vamos a calcular lo que nos cuesta esto

En esta parte vamos a continuar con cálculos sencillos, pero es cierto que seguramente la explicación se complique ligeramente. Las dos complicaciones que queremos introducir en este ejercicio son:

  • Tenemos que decidir si vamos a contratar a una empresa para desarrollar la automatización o por el contrario lo vamos a hacer nosotros. Esto impactará en los costes de desarrollo.
  • Si no vamos a usar la licencia de software solo para esta tarea ¿Cómo podemos hacer el cálculo de la parte de la licencia que tenemos que asignar como costes a esta tarea?
 

Con estos ingredientes, vamos a obtener los costes del proyecto. Esto es sencillo. Tendremos que calcular los costes de desarrollo y los costes de licencias. Vamos a suponer que la infraestructura, máquinas fundamentalmente, que va a usar el robot va a suponer el mismo coste que el trabajador humanos. Si queremos incluirlo, podemos hacerlo en otros costes.

En el tema de desarrollo, como hemos dicho, podemos hacerlo con una consultora o nosotros mismos. La consultora nos dará una tarifa de hora y el tiempo previsto de desarrollo. Si lo hacéis vosotros, os aconsejamos que añadamos un 30% más de horas al de los consultores. Esto es debido a que vais a tener que investigar y formaros en el software. En este caso el coste sería el mismo que el coste de trabajador, siempre que lo haga él. Si lo hace otro profesional, introducimos su coste hora.

Por otro lado están los costes de licencias. Vamos a dividir entre licencias de desarrollo y de ejecución, como tiene el líder del mercado mundial. Introducimos el número de licencias, porque a lo mejor necesitamos más de una, y la tarifa de cada licencia. 

Y con el tema de licencias viene una complicación menor a la hora de calcular el business case. Tenemos que dirimir si las licencias de desarrollo y de ejecución se van a dedicar en exclusiva. Normalmente la respuesta será que no, porque serán tareas que nos llevan 2 ó 3 horas al día.

En este sentido, también debemos establecer es en qué horario van a estar trabajando nuestros robots – no solo este, sino todos los que tenemos pensado hacer. Siempre decimos que el robot puede trabajar 24 horas los siete días de la semana. Luego queremos que trabajen en trabajo comercial. Por ese motivo es mucho más precavido decir que las licencias trabajaran 12 horas durante los 5 días laborales de la semana.

Con esta información tendremos calculado el total de horas que podría trabajar el robot. Si tomamos el total de horas que actualmente empleamos al año a realizar esta tarea y lo dividimos por aquel dato, tendremos el porcentaje de uso de las licencias de ejecución. Olvidémonos de la idea que el robot trabaja más rápido que un ser humano, siguiendo una línea conservadora en la construcción de nuestros business case.

En el caso de las licencias de desarrollo vamos a dividir las horas de desarrollo, tanto si contratamos a una consultora como si lo hacemos nosotros, entre el total de horas productivas de un contrato de 40 horas semanales (1.424 horas). 

En ambos tipos de licencias incorporamos un 20% de ineficiencia de uso en la licencias. Por ejemplo, que cuando se termine con un desarrollo se tarde en empezar otro. Otro ejemplo, que las ejecuciones no sean seguidas en todo el horario útil de la licencia, o incluso, porque el primer robot puesto en producción, no tendremos más robots.

El Ahorro Neto del Business Case

Teníamos el ahorro bruto que provoca la automatización y que hemos dicho que es el coste que actualmente cuesta hacer la tarea con humanos. Ahora tenemos que calcular el Ahorro Neto, que no es más que descontar al ahorro bruto los costes que supone hacer la automatización.

Y con esto creo que tenemos hecho un sencillo business case, que a la vez está bastante completo. Desde Harpia esperamos que os sea útil y si quieres el fichero en excel puedes conseguirlo rellenando el formulario de más abajo.

 

Business case de automatización: Coste y Ahorro

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