Montar una estrategia RPA en medianas y grandes empresas

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El equipo de fundadores de Harpia Software llevamos más de siete años trabajando en la industria de automatización robótica de procesos. Además de trabajar en muchos proyectos, también hemos tenido que evangelizar mucho sobre esta tecnología. Hemos hecho muchas pruebas de concepto (PoCs) y automatizado muchos procesos sin que hubiera una estrategia RPA clara. Estamos convencidos que este es el mayor error que hemos cometido todos.

No queda lejano el recuerdo la cantidad de reuniones donde teníamos que explicar qué era el RPA. Desarrollábamos ejemplos muy sencillos para que nuestros interlocutores entendieran el concepto. Muchas veces hacíamos varias reuniones con el Director de Operaciones, otra con el Director de Tecnología o CIO, o incluso teníamos que convencer al CEO. Más que convencerle, nuestros interlocutores anteriores querían que lo viesen sus jefes. 

Hacíamos grandes esfuerzos para que la gente conociera una tecnología que estábamos convencidos que era necesaria para todas las organizaciones. Lo lógico es que empezaran las grandes empresas. Incluso uno de nuestros fundadores, Txema Fernández, desarrolló un vídeo para saber si las empresas estaban preparadas para la automatización robótica de procesos. Estas preguntas que nos hacíamos debían ser las bases para una estrategia RPA sólida y sostenible. 

Este vídeo a día de hoy cuenta con más de 24.000 reproducciones. Estoy seguro que sirvió para este arduo trabajo de concienciación. Incluso se cambió el logotipo de Nimbul, el proyecto que lideraba uno de nuestros fundadores por aquel entonces, por el de grandes corporaciones para hacer su trabajo de evangelización interna. Pero creo que todo esto ha cambiado. Ahora no hace falta convencer explicando el concepto y la idea, sino que hay que convencer haciendo un excelente trabajo. Y este gran trabajo comienza implantando una estrategia RPA.

Con toda nuestra experiencia hemos visto muchas empresas que han desarrollado uno o dos robots y se han quedado ahí. Muchas otras van haciendo robots poco a poco o cuando les urge un problema que no pueden acometer humanamente. Incluso algunos lo hacen cuando se acuerdan que tienen robots. Otros han automatizado un área importante en su compañía y también se quedan quietos, o les cuesta un montón escalarlo a otras áreas o incluso en el mismo área a otros países. ¿A qué se debe esto y otros muchos casos? A que no hay una estrategia RPA.

Otro claro ejemplo de esta falta de estrategia RPA es que nadie ha pensando en el día después de cuando se ponen los robots en producción. Donde nadie tiene claro si la operación de robots debe quedar en el departamento de Operaciones o se deben hacerse cargo del ellos el departamento de Tecnología. Al final muchas veces en esta discusión interna, se decide externalizarlo con un proveedor.

Y al final nos preguntamos ¿Por qué han fracasado tantas implementaciones de automatización robótica de proceso? Pues parece clara las causas con algunos de los casos enumerados de forma genérica. Pero realmente el fallo está en no haber establecido una estrategia RPA clara.

Una estrategia RPA para los próximos años

Seguimos creyendo que el primer año de proyecto es donde hay que desarrollar esta estrategia RPA. Es cierto que nadie de nosotros va a poder vender internamente que se va a a dedicar a hacer una estrategia. Ya veremos qué sale. No nos iban a dar pie a ello nuestros jefes. Por eso hay que aprovechar ese primer año para construir la arquitectura de la solución de automatización en nuestra empresa y automatizar 4 procesos fáciles que tengan un retorno de la inversión rápida. Incluso alguna de ellas nos pueden «pagar algo de la fiesta».

Respecto al primer punto, muchos se quedarían en la infraestructura, es decir, la «oficina» donde van a trabajar nuestro software. Pero hay que ir más allá. El RPA tiene que ser como una solución que puedan consumir todos aquellos áreas y departamentos que quieran. Por eso es importante no solo hablar de máquinas virtuales, cuadro de mando, orquestador cuando es necesario, etc. También debemos hablar de cómo van a trabajar los robots.

¿Para que nos van a servir estos 4 primeros bots? Pues para testar todo lo que ideamos en la realidad. Por eso es recomendable hacer estos robots con diferentes process owners y departamentos. Eso nos permitirá conocer la dificultad de automatizar los procesos en el ecosistema de la empresa, con sus redes, sus aplicaciones, su seguridad, etc. Además, nos permitirá hacer un cálculo real del ROI de estos cuatro procesos automatizados y analizar cómo cambia la ejecución de los procesos una vez los automatizaremos.

También nos ayudarán estos 4 bots a ver cómo es el despliegue de los robots, cual es la mejor infraestructura para albergarlos y a ir «negociando» el gobierno de estos robots. Quien tomará decisiones, quien los gestionará, etc. Para ello siempre será útil montar un Centro de Excelencia (CoE, Centre of Excellence). En el mismo siempre tendrán que estar Operaciones y Tecnología, para tomar con ellos este tipo de decisiones conjuntamente. Además, este CoE tendrá la obligación de crear la cultura y mentalidad de automatización en la empresa, que será el apoyo fundamental para la estrategia RPA.

A continuación compartimos un emplo de Centro de Excelencia que presentamos para una inmobiliaria muy importante. 

Estrategia RPA: Ejemplo de un CoE


Sin lugar a dudas este CoE será el responsable de establecer la estrategia RPA en la compañía, que implica algunos pasos.

  • Análisis pormenorizado y definición de las métricas principales de seguimiento, dando relevancia a los costes y el ROI.
  • Determinar los procesos candidatos en base a las métricas clave y los mapas básicos de procesos.
  • Desarrollar un modelo de costes del proceso, incluidos los gastos de software, hardware, desarrollo y soporte.
  • Definir los ahorros directos e indirectos impulsados por la automatización, incluido el coste de los errores y el aumento de la productividad. Que siempre es lo más complicado de calcular.
  • Crear un modelo de costes de referencia para los próximos tres años con sus ahorros.

Con todo esto la compañía estará lista para implementar la estrategia RPA siguiendo estos pasos:

  • Definir un plan de aceleración de 3 años.

  • Determinar los requisitos de infraestructura de bots.

  • Definir el plan CoE.

  • Crear un

    proceso de gestión del ciclo de vida de los bots y un plan de validación.

Es mucho más fácil escribirlo en una artículo que ponerlo en marcha. Por eso te animamos a que si quieres desarrollar una estrategia RPA contactes con nosotros y estaremos encantados de ayudarte a plantearlo.

Por otro lado, este planteamiento y cualquiera que se base en el retorno de la inversión siempre irá dirigido a grandes procesos que implique mucha volumetría, mucho tiempo dedicado y, por lo tanto, mucha gente implicada. Normalmente quedan fuera de esta estrategia las tareas que cada uno de nuestros empleados desarrollan de forma individual y cuya dedicación implica menos de 3 horas diarias, aunque sea con diferentes de estas tareas. 

Y por ese motivo nace Harpia Software, para que muchas de esas tareas sean automatizadas. Y estamos seguros que conseguiremos que cada empleado pueda tener sus robots que le hagan ese trabajo que no aporta valor. Te animamos a que te descargues nuestro software y veas los primeros videos de nuestra Academia. Estaremos encantados de acompañarte en los primeros pasos. 

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