El 27 de julio de 2022, Microsoft decidió deshabilitar las macros de Excel por defecto. El principal motivo por el que tomaba esta decisión era porque las macros de Excel es unos los “vehículos” preferidos para la distribución de malware. Y muchos de nosotros no sabíamos del riesgo que tenía ejecutar macros aparentemente inofensivas.
Microsoft explica claramente en su portal de aprendizaje la brecha de seguridad que significan las macros de excel:
“El malware de macro se oculta en archivos de Microsoft Office y se entrega como datos adjuntos de correo electrónico o dentro de archivos ZIP. Estos archivos usan nombres destinados a inducir o asustar a las personas para que los abran. A menudo parecen facturas, recibos, documentos legales, etc.”
Las macros de Excel son utilizadas de forma masiva para automatizar tareas recurrentes en Microsoft Excel. Era un complemento perfecto para no hacer las misma secuencia de acciones sobre un fichero excel cada vez que necesitaba hacer lo mismo. Ya no lo es tanto a la vista del riesgo que corremos al usarlo.
El primer consejo que da Microsoft para no resultar infectados es deshabilitar la macros de las aplicaciones de Office. Ya por defecto, se van a encontrar deshabilitadas.
En este año Microsoft se ha preocupado por fin de este foco de malware que tanto daño a provocado a las máquinas infectadas y sus usuarios. En febrero de 2022, Microsoft decidió deshabilitar por defecto las macros de los ficheros descargados por los usuarios.
La importancia de las macros de Excel
Las macros fueron introducidas por Microsoft en Excel, su aplicación de hoja de cálculo, en 1993. En aquel momento fueron acogidas con gran ilusión por los usuarios y recibieron grandes elogios por aquel entonces.
Muchísimas empresas y usuarios avanzados utilizaban, y siguen utilizando, las macros de Excel para ejecutar una secuencia de acciones de forma automatizada dentro de la hoja de cálculo para no tener que hacerlo todos los días o cada vez que se necesitaba.
Antes de que cumplan 30 años, las macros de Excel han empezado a ser cuestionadas y ya no parecen un buen aliado para automatizar las tareas en la hoja de cálculo por excelencia. Estamos ante un gran problema, dada la envergadura que tiene el Excel en el mundo empresarial. No en vano, muchos de nosotros hemos escuchado esa expresión de que el Excel es “el mayor CRM del mundo”.
Pues además de estar muy extendido, también es muy usado. Según un estudio realizado, entre enero y febrero de 2022, a 1.000 trabajadores de oficina por la empresa británica Acuity Training, el 38% del tiempo de su tiempo lo dedican a usar Excel. Dos terceras partes de estos trabajadores utilizan Excel al menos una vez por hora.
Hay alternativas a las macros de Excel
La primera alternativa que os encontraréis es volverlo a hacer a mano. Aunque parezca descabellado, al no tenerlas activada por defecto, cualquier usuario abrirá excel y pensará que ya no están disponibles. Pero quizás lo más seguro es sea mantenerlas desactivadas. Pero creo que hacerlo a mano es lo menos recomendable.
Como software de RPA que es Harpia, no nos queda otra que recomendaros RPA para poder automatizar las cosas que antes hacíais con las macros de Excel. Para ello os proponemos profundizar en las actividades relacionadas con ello y que os explicaremos brevemente a continuación.
Las primeras actividades que queremos compartir con vosotros son las que están bajo el epígrafe de Excel. Pero os advertimos que las siguientes os darán mucho mayor juego.
Actividades de integración con Excel
Lo primero que hay que decir es que Harpia se integra con Excel. Esto quiere decir que no vamos a ejecutar los comandos y los secuencias de pasos que da un usuario.
Por ejemplo, para eliminar una columna el robot, con una de estas actividades, no hará clic en el botón derecho sobre la cabecera de la columna a eliminar y seleccionará la opción “Eliminar”. Directamente se integra sin necesidad de hacer esta secuencia de pasos.
Vamos a hacer una rápida descripción a las 12 actividades de integración que tenemos con Excel. La mayoría de ellas se explican por el nombre de la actividad y disculpadnos si sonamos repetitivos.
- Leer Excel. Te permite extraer la información de un Excel a una tabla, para ello crearemos una variable DataTable. Veréis la utilidad en el siguiente apartado.
- Tabla a Excel. Podemos pasar una tabla, que tendremos como variable DataTable, a un fichero Excel existente.
- Crear un Excel. Su nombre lo dice todo. Crea un fichero excel, tanto xls como xlsx.
- Nombres de hoja. Te permite darle nombre concreto a una hoja.
- Nueva hoja. Con ella puedes crear una hoja.
- Renombrar hoja. Permite darle otro nombre a una hoja ya existente.
- Eliminar hoja. Elimina una hoja de un Excel.
- Nueva fila. Añade una fila en la posición que quieras y, además, te permite introducir los datos que quieras en ella.
- Borrar fila. Sin lugar a dudas, la borra que desees.
- Nueva columna. Añade una columna en la posición que quieras y, al igual que con las filas, puedes añadir los datos que necesites.
- Borrar columna. Borra una columna quieras.
-
Escribir celda. Te permite escribir en una celda un valor fijo o el contenido de una variable.
Actividades con Tablas de Datos (DataTable)
Al igual que hicimos con las actividades de integración de Excel, vamos a hacer un repaso a las actividades para trabajar con tablas de datos:
- Limpiar. Esta actividad dejará vacíade datos una tabla.
- Añadir columna. Añadimos una columna al final de la tabla. Te permite darle nombre a la cabecera y determinar el tipo de datos que va a albergar.
- Añadir rango de columnas. Nos permite incorporar a la tabla más de una columna.
- Borrar columna. Permite borrar una columna por su nombre.
- Añadir una fila. Con esta actividad puedes añadir una fila al final de tabla, al igual que pasa con las columnas.
- Insertar fila. Permite añadir una fila en la posición que deseemos.
- Importar fila. Puedes añadir una fila completa con sus valores a una tabla destino.
- Eliminar fila. Permite borrar una fila por su nombre.
- Fusionar tablas. Permite añadir una tabla a otra tabla existente.
Filtrar tabla. Permite obtener una tabla filtrada por la expresión que deseemos.
Además de estas actividades tanto de integración de Excel como trabajo con tabla de datos se pueden combinar con operaciones aritméticas con datos y actividades de lógica. Con todo ello, no echaremos de menos las macros de Excel.
Si quieres conocer en mayor profundidad, y con ejemplos prácticos, cómo trabajar con estas actividades de Harpia, te animamos a que hagas el Curso RPA para robotizar tareas con Harpia, que tendrás disponible, sin coste alguno, en la Academia.
