El potencial del RPA en la PYME en España

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Las pequeñas y medianas empresas están muy preocupadas por la falta de eficiencia que tienen y que no les permite, en primer lugar, emprender nuevos proyectos y activar nuevas palancas de crecimiento y, en segundo lugar, ser competitivos frente a las grandes multinacionales. A priori, el potencial de
RPA en la PYME debería ser elevado.

Gran parte de esta falta de competitividad es causada por la gran parte de tiempo que se dedica a tareas manuales de poco valor. La mayoría de ellas pueden ser automatizadas. Es curioso que en el ámbito de la producción la automatización ha penetrado sin problemas. Muy pocas pequeñas empresas industriales no tienen parte o todo el proceso de producción automatizado.

La tecnología RPA actualmente es asumida por grandes empresas con procesos y tareas que repiten muchas veces en el día, que se dedica muchísimo tiempo a su ejecución y, por ende, que implica a muchas personas. Las grandes empresas no tienen los problemas que tienen las pymes para agilizar los procesos y tareas desde el punto de vista tecnológicos:

  • Falta de capacidad de negociación con fabricantes de ERPs y CRMs para desarrollar integraciones adhoc.

  • Falta de poder frente a grandes compañías para adaptar sus procesos o incluso integrarse con sistemas de proveedores y clientes para agilizar los procesos desde el punto de vista informático.

  • Falta de personal con conocimientos técnicos para acomerter cualquier proyecto tecnológico.

Por lo tanto, las grandes empresas deberían tener más capacidad para desarrollar integraciones con terceros o usar APIs o webservices. Para esto no necesitamos la tecnología RPA. Y curiosamente sería en las pymes donde tiene mucho más sentido la tecnología RPA, que reproduce lo que hace un trabajador delante del ordenador a través de las interfaces web o de aplicaciones de escritorios.

Según un estudio global de Automation Anywhere basado en 10.500 entrevistas con oficinistas en 11 países de todo el mundo, “El tiempo perdido en tareas repetitivas que podrían automatizarse supera el 40%”. Con este dato y lo comentado anteriormente, deberíamos ser muy optimistas respecto al potencial que tendría RPA en la PYME.

Medir el potencial del RPA en la PYME.

Vamos a centrarnos en el mercado español. En otro artículo esta semana haremos lo mismo para algunos países del mercado latinoamericano. Lo primero que deberíamos acotar es el número de pequeñas empresas y autónomos que hay en España. Vamos a obviar a las medianas empresas, cuyo volumen no es tan relevante pero que consideramos que son las siguientes en interiorizar la tecnología RPA en sus procesos y tareas.

De tres fuentes de información podemos obtener una estimación de número de empresas y empleados que tienen. Nosotros hemos buscado en el Instituto Nacional de Estadística (INE), la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA) y las estadísticas de la Tesorería General de la Seguridad Social. Con todo ello obtenemos que las pequeñas empresas y autónomos emplean a algo más de 10 millones y medio de empleados

Mercado español

Segmento

Número

Empleados

Autónomos (1)

3.265.369

4.189.100

Microempresa

(1-9 empleados)

1.133.528

3.419.021

Pequeña empresa

(10-49 empleados)

154.861

3.015.961

Fuente INE.

(1) Autónomos personas física = 2.014.464 (ATA). El resto son empresarios de empresas. Los autónomos personas físicas contratan a 923.731 trabajadores (RETA 2018)

Aquí hay otra diferencia clara con las grandes y medianas empresas. Los dueños o socios de pequeñas empresas y autónomos normalmente trabajan. Con esto queremos decir, dedican gran parte de su tiempo a trabajar en la empresa como un empleado más, incluyendo la ejecución de tareas administrativas repetitivas y tediosas. Por eso hay que incorporarles en los cálculos, excluyendo aquellos autónomos como administradores de entidades jurídicas.

Ahora tenemos que establecer una serie de hipótesis. Si no os parecen correctas las que nosotros vamos a establecer, podéis modificarlas y aplicarlas a los cálculos posteriores. Nosotros vamos a establecer las siguientes:

  • El 40% de esos 10.624.082 se dedican mayormente a tareas administrativas. Nos quedamos con 4.249.633 trabajadores.

  • De media estos trabajadores trabajan 1.500 horas al año. Si lo multiplicamos por el número de trabajadores que se dedican a tareas administrativas, tendríamos más de 6.000 millones de horas trabajadas.

  • El 30% de sus horas son automatizables. Rebajamos el 40% que decía el estudio de Automation Anywhere para ser más conservadores.

Con este último porcentajes, tendríamos que el potencial del RPA en pymes asciende a 1.912 millones de horas al año. Creemos que es un dato lo suficientemente relevante para que todos reflexionemos sobre la necesidad de automatizar las tareas administrativas de la PYME en España.

Por último, nos gustaría acabar con otra diferencia fundamental de la PYME con la gran empresa. Estas últimas estarían buscando un volumen tan alto para ver la posibilidades de liberación de FTEs, es decir, prescindir de las personas que desarrollan esas tareas. Ya sean de la propia empresa como si son de una empresa subcontratada. En este último caso ni se tienen que preocupar del pasivo laboral de esas personas. 

En el caso de la PYME estamos hablando de tareas donde no tendríamos ni la volumetría ni el tiempo dedicado lo suficientemente altos como para pensar en prescindir de alguien del equipo. Pero lo que sí tenemos claro, por nuestra experiencia, es que la PYME quiere liberar de estas tareas sin valor a sus empleados para poder hacer otras tareas para los cuales nunca tienen tiempo.

Con este artículo hemos dejado claro el sentido que tiene el RPA en la PYME y además hemos cuantificado su impacto. Todo ello iría dirigido a mejorar sustancialmente la competitividad y productividad de nuestra pequeña empresa, algo que tanto necesitamos.

En Harpia estamos especialmente convencidos de esto y por eso hemos querido compartir con todos vosotros nuestros números. Si te hemos convencido, solo tienes que ir a nuestra área de descarga y descargarte Harpia Desarrollo para empezar a automatizar tus tareas más tediosas. En nuestra Academia te enseñamos los primeros pasos para realizar tus automatizaciones.

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