Recibos bancarios: ¿Cuánto tiempo los tengo que conservar en mi empresa?

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Muchos de vosotros os acordaréis de esto. Hace unos cuantos años el Banco te enviaba por correo el recibo bancario del seguro del coche. Todos lo esperábamos como agua de mayo y teníamos que guardarlo junto con el resto de la documentación obligatoria que tenías que llevar en el coche. 

Este recibo bancario del pago de la prima era el justificante de tener el seguro en vigor para la autoridad competente. Estaba entre los documentos que te solicitaba la Guardia Civil cuando te paraba en la carretera. Desde 2008 no es obligatorio. Se comprueba en línea.

A día de hoy, creemos que ya muy pocas empresas, y también personas, reciben comunicaciones de sus bancos por correo postal. Antes era de lo más normal. Los bancos hicieron un “esfuerzo” por cobrarte por este servicio y facilitaron la transición a la banca online.

A pesar de que hace tiempo que no vemos ningún recibo en papel, siguen existiendo. Ahora es formato digital. Cada movimiento de nuestras cuentas bancarias tiene asociado un recibo bancario. Algunos tienen más importancia que otros, pero al final todos ellos son documentación que soportan un movimiento contable en nuestras empresas.

Según el artículo 30 del Código de Comercio es obligatorio conservar durante 6 años los justificantes que soportan las anotaciones del libro Diario. Entre ellos están los recibos bancarios. Podemos tener una factura, pero la misma no justifica cuando se ha realizado el cobro de la misma o su pago. Eso solo se justifica a través de los recibos bancarios. 

Además, todos los recibos bancarios deben conservarse en su formato original, pudiéndose guardar en formato electrónico, por ejemplo, PDF. Como somos una empresa tecnológica entendemos que la otra posibilidad, en papel, está en desuso. Además, es necesario que ante un requerimiento de la Administración, se pueda acceder a ellos de forma rápida

Desde el punto de vista tributario, la Ley General Tributaria marca que estos archivos deben guardarse por un plazo de 4 años. Normalmente esto sucede ante una inspección fiscal.

¿Conservo todos los recibos bancarios de los últimos 4 ó 6 años?

Suponemos que esta es la pregunta que te habrás hecho al leer las líneas anteriores. Seguramente no. Lo máximo que tienes serán los recibos que sirven a modo de “factura”. Por ejemplo las tasas municipales o las propias primas de seguros. No suele existir una factura para estos cargos.

Muchas empresas no lo hacen. Tampoco son conscientes de la obligación de conservar los recibos bancarios. De hecho, suele ser algo que las empresas somos conscientes cuando se nos reclama, normalmente en una inspección. Nosotros nos hemos encontrado con empresas que nos han pedido ayuda ante esta situación.

¿Qué sucede si no dispongo de los recibos bancarios?

Si hablamos dentro del ámbito de la inspección bancaria el artículo 201 de la Ley General de Tributos se encarga de meternos el miedo en el cuerpo

En ese articulo se considera como infracción grave la falta de conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos. La sanción es del 2% del importe de las operaciones que no están debidamente justificadas. Si no es posible saber este importe, la sanción se fija en 300 € por cada operación.

Ahora es cuando quizás te puedes sentir bastante incómodo. No queremos que ahora accedas a tus cuentas y te descargues todos los recibos uno a uno. Tampoco que se lo preguntes asustado a la personas responsable de las finanzas en tu empresa. No queremos que entres en pánico. Solamente hacerte ver la necesidad de gestionar este tema.

Si aún así, ya estáis dentro del área de clientes de vuestro banco, con suerte sólo tenéis un banco, tampoco podemos serán todas buenas noticias.

A pesar de esta obligación por parte de las empresas, los bancos no proporcionan acceso a los recibos por plazos de tiempo tan extensos. Por ejemplo, en la web del Banco Santander queda claro que tienes acceso a los movimientos de los últimos dos años.

Pero no entres en pánico. Según la normativa, los bancos deben guardar tus movimientos durante un plazo de entre 5 y 20 años. Por lo tanto si tienes un requerimiento siempre podrás ir a tu banco a solicitar los justificantes de los movimientos necesarios.

Esperamos que esto último te haya servido para aliviarte. Lo que quizás no te extrañe es que los bancos cobran por este servicio. Según un artículo del portal financiero especializado Rankia, estas entidades cobran una cantidad por informe de movimientos. Entendemos que esta información pueda valer como justificante.

Pero al final te dan un listado de movimientos, no los recibos uno a uno. A esto último es a lo que estamos obligados.

¿Cómo puedo ir teniendo mis recibos bancarios?

Pues estando en nuestro blog, no podíamos hacer otra cosa que recomendarte la tecnología de automatización robótica de procesos (RPA) para descargarte cada día, cada semana o cada mes, en función del volumen que tengas, todos los recibos bancarios. 

Muchas empresas que son conscientes de la necesidad de guardar los recibos bancarios, están haciéndolo a mano. Si ahora te estás llevando las manos a la cabeza, ellos por lo menos están cumpliendo la ley. Siendo conscientes de la necesidad, serán los más proclives para descargarlos de forma automatizada a través de robots de software.

Pero automatizar la tarea de descargar y almacenar los recibos bancarios debería ser el principio para poder digitalizar todo el proceso relacionado con los recibos bancarios. Después, se puede extraer la información de los recibos y automatizar también las tareas posteriores que se hacen con la valiosa información que contienen.

Te animamos a que contactes con nosotros y nos cuentes tus inquietudes, incluso aunque no tenga nada que ver con los recibos bancarios. Estamos seguros que te escucharemos y, por lo menos, te daremos una posible solución.

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