Caso de uso: RPA en concesionarios de coches

Imagen representativa de un concesionario de coches

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En este artículo queríamos contaros la experiencia real que hemos tenido al implementar RPA en concesionarios de coches. Seguramente todos ellos tendrán el mismo problema. La solución variará dependiendo de varios factores que compartiremos con vosotros más adelante.

Nuestro cliente en este caso fue Grupo Cobendai, una compañía que tiene un conjunto de concesionarios y talleres oficiales de las marcas Hyundai, Peugeot,  Suzuki, Subaru, Ssang Yong y MG. Fundada en 1992 en Alcobendas (Madrid) tienen una visión tecnológica bastante avanzada.

Proceso donde aplicaremos RPA en concesionarios de coches

Prueba de ella es que su director de administración contactó con nosotros a través de la web porque estaba interesado en utilizar la tecnología RPA en concesionarios de coches. Sabía que muchos de los procesos que actualmente están haciendo a mano se podía automatizar a través de robots de software.

Después de un par de conversaciones nos propusieron una caso de uso. Lo analizamos conjuntamente con ellos y vimos claramente que se podía automatizar. De hecho en estas conversaciones salieron otras tareas que también se podrían ir automatizando.

¿A qué tarea aplicamos RPA en concesionarios de coches?

La tarea a automatizar era relativamente sencilla. Los talleres del Grupo Cobendai son centros autorizados de una importante aseguradora. Cada vez que en el taller se finalizaba una orden de reparación asegurada, se imprime la misma y se facilita el documento impreso a una persona del departamento de administración.

Esta persona, cuando el resto de su trabajo se lo permite,  accede a la web de talleres de una aseguradora con la que trabajan e introduce la información requerida. Este proceso es de vital importancia porque de él dependen que la compañía aseguradora abone los importes de las reparaciones en el menor tiempo posible.

En este proceso la persona de administración tiene que realizar consultas al DMS (Document Management System) con el que trabajan, para aportar la información requerida por la aseguradora y que no viene en el documento. Además, también es utilizado el DMS para validar la información.

En resumen, y sin entrar en detalles, este es el proceso a automatizar:

Al automatizar hay cosas que cambiarán

El cliente siempre planteaba el primer paso de la automatización con la lectura del documento de la orden de trabajo que facilitaba el taller a sus compañeros de administración.

Esto significaba en primer lugar tener que escanear la orden. Al ir profundizando con ellos, llegamos a la conclusión que no había que escanear ya que el documento era elaborado por su ERP y el documento ya estaba generado en sus sistemas.

Aún así había que leer ese documento y quizás fuera necesario utilizar OCR, tecnología que permite capturar los datos de un documento.

Y la pregunta determinantes fue «Si el documento de la orden de trabajo se obtiene del ERP ¿No tenemos toda la información de la orden de trabajo en el propio ERP?«. La respuesta del cliente fue tajantemente positiva.

Entonces nos olvidábamos del documento y lo único que necesitamos es el número de orden de trabajo. Entre un formulario online y un excel donde el administrativo incluyera ese número, el cliente se decantó por el excel. Y así es como comienza todo el proceso que ejecutará el robot.

¿Cómo desarrollamos RPA en concesionarios de coches?

Cuando nos ponemos a desarrollar un robot para automatizar una tarea debemos pensar un poco. Tenemos que decidir si es conveniente reproducir el proceso tal y como lo están haciendo las personas. O quizás podamos partir la tarea en cada una de las subtareas que la componen, y que cada robot haga una de estas tareas.

En este caso vimos claramente necesario dividir el previsible robot en dos. Un robot se encargaría de la recogida de los datos en el ERP de todas las órdenes de trabajo a partir del número de orden de trabajo del excel. Y un segundo robot introduciría todos los datos obtenidos del ERP en la web de la aseguradora

Además, el cliente nos solicitó una tercera subtarea. Se trataba de dar pantallazo de la respuesta de la web de la aseguradora y subir esa evidencia al gestor documental de su ERP. Pues ya tenemos el tercer robot o subrobot, como queremos llamarlo.

Durante todo este proceso el cliente nos solicitó que se fuera evidenciando la recogida de datos del ERP y la respuesta de la web de la aseguradora en un excel. Con Harpia este labor no entraña dificultad alguina. 

Esta automatización, compuesta por 3 robots, fue desarrollado en 20 horas por un desarrollador experimentado. Actualmente el cliente está ejecutando de forma periódica y programada el robot. Hay un proyecto evolutivo de mejora para disminuir los tiempos de ejecución, y lo está realizando el propio personal técnico de Cobendai.

Un primer paso para implementar RPA en concesionarios de coches

Ya antes de comenzar a desarrollar el robot, desde el departamento de administración de Cobendai estaban muy animados y estaban pensando en automatizar otras tareas de su departamento

Desde Harpia queremos que nuestros clientes sean lo más independientes posibles. En Cobendai ya tienen una persona responsable para hacer estas automatizaciones, que tiene contacto directo con nosotros para aclarar cualquier duda que surja.

Es es el compromiso que tenemos como compañía, hacer accesible la tecnología RPA a todas aquellas empresas y trabajadores que quieran ser más eficientes en su trabajo.

Si este es tu caso, solo tienes que enviarnos un correo a info@harpia-software.com y estaremos encantados de guiarte y acompañarte como hemos hecho y estamos haciendo con Cobendai.

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Caso de uso: RPA en concesionarios de coches

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