La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una tecnología que ha revolucionado la forma en que las empresas realizan sus operaciones diarias. Durante estos primeros años de desarrollo en España, ha estado asociado a grandes corporaciones. Aunque pueda sonar compleja, la implementación de RPA en una pequeña empresa no tiene por qué serlo.
Nos gustaría poder compartir con todos vosotros una serie de consejos y mejores prácticas para implementar RPA en tu pequeña empresa de manera exitosa, sin necesidad de ser un experto técnico.
Es importante comprende los beneficios que nos puede traer el RPA en una pequeña empresa. En primer lugar, podremos automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas permite ahorrar tiempo y recursos. Además, mejora la eficiencia al eliminar errores humanos y acelerar los procesos.
Los empleados también se benefician al poder dedicar más tiempo a tareas de mayor valor y enfoque estratégico. Tener claro estos beneficios te ayudará a motivarte y ver el valor de la implementación de RPA en tu empresa.
Una vez comprendidos los beneficios que nos puede aportar esta tecnología, es el momento de identificar los procesos adecuados. Es importante identificar los procesos adecuados para implementar RPA en una pequeña empresa.
Busca tareas que sean repetitivas, manuales y que consuman mucho tiempo. Esto puede incluir la recopilación y procesamiento de datos, generación de informes, actualización de bases de datos, entre otros. Comienza con un proceso que tenga un impacto significativo en la eficiencia y que no requiera una toma de decisiones compleja. Esto último puede complicar mucho la configuración del robot.
Después de esta identificación, es necesario que evalúes las necesidades y recursos de la empresa. Antes de implementar RPA en una pequeña empresas, es de vital importancia evalúa tus necesidades y recursos. Considera el tamaño de tu empresa, el presupuesto disponible y el tiempo que puedes dedicar a la implementación.
También piensa en la capacidad de tu equipo para adoptar y adaptarse a la nueva tecnología. Si cuentas con personal técnico, puedes optar por una solución más avanzada. De lo contrario, busca opciones más amigables para usuarios no técnicos.
Ahora os contaremos un paso al cual debemos llegar una vez que tengamos claro los 3 pasos anteriores. Lamentablemente esto sucede de primeras y puede llevar al traste todas nuestra buenas intenciones. No es bueno seleccionar la herramienta RPA al principio, ya sea porque alguien me ha hablado bien de ella, me lo han contado en un evento o he leído sobre ella.
Investiga y selecciona una herramienta de RPA cuando tengas claro los beneficios que aporta la tecnología, los procesos que te gustaría automatizar y los recursos con los que cuentas. Existen diversas herramientas de RPA disponibles en el mercado. Investiga y selecciona una que se ajuste a tus necesidades y capacidad. Consulta reseñas y solicita recomendaciones de otras pequeñas empresas que hayan implementado RPA con éxito.
Es muy complicado que una pequeña empresa tenga recursos para dedicar al desarrollo de las automatizaciones. No nos engañemos, seguramente necesitemos ayuda. En este sentido puede ser bueno que busquemos una herramienta y valoremos los partners que tienen. Que sean cercanos se antoja con la cualidad más valorable en este sentido.
Si en el caso de tu empresa, crees que puedes acometer el proyecto con tu equipo, busca una herramienta que sea fácil de usar, tenga una interfaz intuitiva y ofrezca soporte y capacitación. Es importante esto último. Todos sabemos del nivel de inglés que tenemos en España. Que tenga una formación en castellano, puede llegar a ser crítico, al igual que en el soporte.
Una vez elegido el software RPA, y la empresa que te ayudará a desarrollar los automatismos si fuera el caso, es el momento de diseñar y probar el proceso de automatización. Esto implica definir los pasos que el robot seguirá para llevar a cabo la tarea deseada. Este documento lo podéis hacer en tu empresa perfectamente. Nuestra recomendación es que lo hagas con 3 ó 4 procesos.
Este documento, o también se puede hacer un vídeo explicando todo de forma clara y concisa, es de vital importancia para estimar los esfuerzos requeridos para hacer el robot, tanto si lo hacéis en casa como si lo hace una consultora. Haced un plan para acometer la automatización de esos 3 ó 4 procesos que habéis documentado.
Y por último es importantísimo que tus empleados se capaciten y fomentar su participación. No nos estamos refiriendo a que desarrollen los robots – que pudiera ser – sino a que comprendan cómo funciona el RPA en una pequeña empresa, cómo pueden aprovechar esta tecnología en su trabajo, y entender cuál va a ser su interrelación con los robots en ese momento.
Es comprensible que una pequeña empresa pueda tener limitaciones de tiempo y recursos, lo cual puede generar preocupación sobre la disponibilidad para capacitar a los empleados en la implementación de RPA. Sin embargo, es importante considerar que la capacitación de los empleados puede ser una inversión valiosa a largo plazo, ya que les permitirá aprovechar al máximo los beneficios de la RPA.
A continuación, te presentamos algunos ejemplos de cómo se puede implementar RPA en una pequeña empresa:
1. Automatización de la Contabilidad y Facturación
Manejar la contabilidad y la facturación puede consumir una cantidad significativa de tiempo en cualquier pequeña empresa. Con la implementación de robots de software, estas tareas pueden ser automatizadas, liberando a los empleados para que se centren en actividades más estratégicas. El RPA puede generar facturas, realizar el seguimiento de pagos pendientes, hacer conciliaciones bancarias y mucho más.
2. Gestión de Clientes
El RPA en una pequeña empresa puede ser particularmente útil en la gestión de clientes. Puede automatizar la entrada de datos de clientes, el seguimiento de las interacciones con los clientes y la actualización de los registros de los clientes, lo que permite un mejor servicio al cliente y una mayor eficiencia operativa.
3. Procesamiento de Nómina
El procesamiento de nómina puede ser un proceso complejo y propenso a errores. Con RPA, las empresas pueden automatizar este proceso para garantizar que los empleados sean pagados correctamente y a tiempo. Esto también puede reducir la cantidad de tiempo que se dedica a la resolución de problemas de nómina.
4. Gestión de Inventarios
El seguimiento y la gestión de inventarios es otra área donde los robots de software puede ser muy útil. El RPA puede automatizar la actualización de inventarios, la realización de pedidos y el seguimiento de entregas, lo que puede ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de errores.
En resumen, la implementación de RPA en una pequeña empresa puede tener numerosos beneficios. Al automatizar tareas rutinarias y propensas a errores, las empresas pueden ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y centrarse en actividades más estratégicas.
Además, es importante tener en cuenta que el RPA no reemplaza a los humanos, sino que ayuda a eliminar las tareas repetitivas y monótonas que a menudo pueden ser frustrantes y consumir mucho tiempo. Esto permite a los trabajadores centrarse en tareas más importantes y estratégicas, lo que puede mejorar la moral y la productividad del personal.
Por lo tanto, si estás buscando formas de mejorar la eficiencia y la productividad en tu negocio, vale la pena considerar la implementación de RPA en una pequeña empresa.
La RPA está aquí para quedarse y las pequeñas empresas que la adopten temprano se colocarán en una posición ventajosa para el futuro.
Como has podido ver en ningún momento te hemos ofrecido nuestro propio software RPA. Nuestra intención con este artículo no es otra que animarte a usar una tecnología muy útil para las pequeñas empresas. Si lo haces con nosotros, estaremos muy contentos de poder ayudarte.
