El perro ya no es nuestro mejor amigo. En la era actual las máquinas son nuestro nuevo mejor amigo. Y esta es una amistad que acaba de empezar. Especialmente en el sector de externalización de procesos de negocio (BPO), las empresas aceptan todo lo que hace que los procesos sean más fáciles, rápidos, personalizados y, por su puesto, más baratos. En ese contexto, la automatización de robótica de procesos (RPA Implementación) está generando un gran revuelo en todas las industrias.
En las organizaciones actualmente existe mucho interés por comenzar el camino de la automatización de procesos sin grandes costes tecnológico. RPA es la nueva forma de operar y entregar resultados de manera efectiva y eficiente. Según un estudio de investigación de 2016 de una gran consultora sobre las perspectivas de externalización, el 43 por ciento de las organizaciones encuestadas mira hacia la innovación para reducir los costes de externalización.
La mayoría de las empresas están pensando en avanzar a pasos agigantados. Muchas veces mal aconsejados por las grandes consultoras que necesitan de este tipo de proyectos para rentabilizar sus estructuras. ¿No crees que es mejor hacer un piloto para ver como reaccionan las operaciones y los empleados a este cambio drástico? Además eiste confusión sobre las múltiples tecnologías que existen, como inteligencia artificial, el machine learning y RPA, así como la falta de claridad sobre cómo iniciar el camino y lograr un retorno de la inversión (ROI).
Para garantizar el éxito de la implementación de RPA de su empresa y obtener importantes beneficios comerciales tangibles, estos son los 5 principios para una implementación exitosa del RPA:
Principio RPA Implementación 1: Preparar la organización
RPA no es una solución independiente que se puede implementar en un determinado departamiento con un presupuesto de un año. Más bien, el RPA es una estrategia que requiere:
- Un plan bien pensado,
- una estructura organizacional para dar soporte,
- una plataforma o tecnología que permita su despliegue,
- un socio de confianza para conseguir el éxito, y lo más importante
- una estrategia de gestión del cambio en toda la empresa.
Una importante compañía de seguridad y servicios española comenzó el camino creando la estructura correcta dentro de la compañía, asegurando que la organización adoptara el RPA como una estrategia, y no solo como una solución de proyecto. Para ello ha creado un importante equipo de especialistas RPA a tiempo completo que trabajan en la plataforma elegida y cubren todas las líneas de negocios de la organización. El equipo centralizado de RPA está trabajando con múltiples áreas de negocio muy interesadas en la eficiencia y con los departamentos internos para el diseño de servicios, las gestión del cambio, las infraestructura y las redes. El RPA se ha institucionalizado dentro de toda la organización.
Principio RPA Implementación 2: Excelencia en los procesos
Bill Gates dijo “La primera regla de cualquier tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia”.
Como su nombre lo sugiere, el RPA vive de un proceso. Por lo tanto, al implementar el RPA, lo primero que se debe hacer es estudiar el proceso objetivo con todo detalle. Evalúe el proceso ascendente y descendente del proceso, lo que realmente hacemos en el proceso y por qué, los pasos de valor agregado y cómo se mueven los datos y se usan en toda la organización. Aislar el proceso optimiza la eficiencia, incluso antes de automatizarlo. Pero puede pasar lo contrario y que el interesado, normalmente suele pasar con empresas de contact center y BPO, crean que conocer perfectamente el proceso y no nos permitan a los especialistas analizar el proceso en profundidad. Esto suele acabar mal si no se remedia de antemano.
Principio RPA Implementación 3: Diseño pensando en la automatización
La automatización se puede aplicar a cualquier proceso, pero el diseño de la automatización difiere significativamente. Un proceso puede ser completamente automatizado en su estado ideal. Pero eso no significa que deberíamos aspirar a automatizar por completo cada proceso que elegimos. El diseño de la automatización debe considerar múltiples factores:
- Estabilidad del proceso,
- el tamaño y escala de entrega,
- el número de posibles puntos de fallo o error,
- la oportunidad de fusionar o separar,
- el tiempo para desplegar, y
- el número de escenarios excepcionales.
La automatización excesiva de un proceso puede tener un gran impacto en el costo total del proyecto debido a los altos requisitos de mantenimiento. Por el contrario, la falta de automatización conduce a un menor ROI con las inversiones en bots infrautilizados.
Principio RPA Implementación 4: La plataforma como activador
En la actualidad existen muchos proveedores de tecnología que implementan RPA y que utilizan diferentes plataformas. Elegir la plataforma adecuada es uno de los pasos clave en el éxito general de la implementación de RPA. Es necesario elegir aquella que mejor se adaptan a las necesidades del cliente. La facilidad de uso, la arquitectura, la estabilidad, el soporte y los requisitos de alojamiento son algunas de las áreas clave a evaluar antes de finalizar la herramienta. También es importante discutir el diseño de la organización y la arquitectura de configuración con los equipos de la plataforma para comprender si existen dependencias, limitaciones y excepciones clave a tener en cuenta, a fin de evitar sorpresas posteriores.
También parece ponerse de moda plataformas como Harpia Software, que no requieren de conocimientos previos en programación. Cualquier perfil formado intensamente en estas plataformas podrán desarrollar con destreza cualquier proyecto. En contra está el elevadísimo coste de las licencias de estos productos y que si la competencia se lleva tus desarrolladores o contrata tus proveedores podrán automatizar tus procesos de forma muy rápida.
Principio RPA Implementación 5: Preparándose para el cambio
“Nada cambia si nada cambia”. Como se mencionó brevemente en el primer principio, el RPA requiere un proceso de gestión del cambio muy claro y efectivo. Un panorama de procesos en constante evolución garantiza múltiples cambios debido a muchos desencadenantes relacionados con sistemas, aplicaciones, procesos, políticas, datos, etc. Por lo tanto, asegurar que los robots se gestionen tanto en conocimiento como en habilidades, así como su forma de ejecutarlo es la tarea clave de cualquier implementación de RPA. Entonces, ¿cómo se puede hacer sin perturbar la armonía general? La respuesta está en anticipar y proyectar el impacto y cuantificarlo hasta un rango aceptable antes de finalizar el diseño para la automatización.
Conclusión
En resumen, el RPA Implementación está evolucionando rápidamente con nuevas innovaciones y características tecnológicas. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial se están probando a gran escala, combinando todo el espectro de análisis y automatización de procesos. El RPA, automatismo por si solo en estos momentos, ya se está convirtiendo en un espacio de RPA cognitivo a través del aprendizaje automático y los conceptos de la programación neuro-lingüistica. Las organizaciones deben comenzar el viaje entendiendo que hay recursos de BPO que tendrán que ser dedicados a ayudar a la automatización, con la experiencia mejorada y el enfoque en la optimización del retorno de la inversión con el marco de implementación correcto.
