¿Qué es RPA?
La Automatización Robótica de Procesos, o RPA en sus siglas en inglés (Robotic Process Automation), es una tecnología emergente basada en la noción de robots de software o inteligencia artificial.
RPA es un software o servicio que le permite realizar un trabajo complejo basado en reglas de manera automática en cualquier aplicación o sitio web, normalmente de la misma manera que un ser humano. EL RPA suele estar compuesto por un conjunto de software, una infraestructura virtual y una metodología para diseñar, implementar y ejecutar la automatización.
Tiene vital importancia la revisión y optimización de los procesos que se va a automatizar.
¿Qué puede hacer el RPA?
El RPA se adapta mejor a tareas repetitivas, estructuradas y dirigidas por reglas. A modo ilustrativo os mostramos una serie de tareas que son susceptibles en primera instancia de ser automatizadas:
- Búsqueda de registros.
- Cumplimentación de formularios con la información ya archivada.
- Crear, actualizar y eliminar registros.
- Producir informes con una estructura fija y los datos actualizados al momento.
- Realizar cálculos.
- Archivar registros de transacciones completos.
También te permite utilizar aplicaciones como las personas, que incluyen tareas como:
- Iniciar y cerrar sesión.
- Accionar botones.
- Operar menús desplegables.
- Recopilación de datos.
- Introducir y extraer datos.
Además, puedes utilizar sistemas como:
- Windows
- Software de gestión empresarial, como SAP, Siebel o Peoplesoft.
- Basado en la web (HTML)
- Base de datos (DB2, Oracle, SQL Server)
- REST APIs
Beneficios del RPA
Los beneficios de la automatización robótica de procesos son:
- Reducción de costes: Las tareas manuales y repetitivas son llevadas a cabo por el software RPA por una fracción del coste actual.
- Mayor calidad del servicio: El RPA trae consigo menos errores y esto lleva a un mejor servicio.
- Mayor velocidad: Muchos de los procesos se pueden completar de forma más rápida, debido a la reducción en el tiempo.
- Mayor agilidad: Se aumenta la capacidad de adaptarse a las nuevas o cambiantes reglas de los procesos.
- Mayor cumplimiento: Los procesos se configuran para operar de acuerdo con las normas y estándares existentes.
- Se mejora la eficiencia de los procesos gracias a su digitalización y la auditoría de los datos.
- Mejor experiencia del empleado: Los trabajadores dejarán de hacer trabajo manual muy repetitivo y de poco valor para poder dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
¿Cómo elegir la mejor herramienta RPA?
No deberías casarte con ninguna herramienta RPA que te impongan. Deberías trabajar con aquella con la que mejor te entiendas o, si lo quieres, que mejor te entienda.
Seleccionar una herramienta RPA que se ajuste a las necesidades de su negocio es esencial para maximizar los beneficios anteriormente mencionados.
Hay muchos factores como la integración, la usabilidad y la seguridad que determinarán que una herramienta se adapta a las necesidades de su negocio.
A continuación exponemos los 8 criterios más importantes da la hora de considerar la herramienta de RPA ideal para nuestro negocio:
- Arquitectura. Es necesario conocer cómo se estructura una herramienta ya que tiene grandes implicaciones para determinar sus mejores condiciones de uso. La arquitectura puede proporcionar la capacidad de crear diseños complejos de manera eficiente y efectiva.
- Usabilidad. La facilidad de uso es la piedra angular de casi toda aplicación y también para el caso de la automatización, ya que puede desempeñar un papel importante en la aceleración del desarrollo de las capacidades internas.
- Integración. Una de los aspectos fundamentales del RPA es la capacidad de integrarse con diferentes sistemas y tecnologías con las que debe interactuar. Su solidez de integración pueden conducir a automatizaciones más robustas, rápidas y efectivas.
- Gestión de excepciones. La capacidad de manejar de manera robusta las excepciones de negocio y tecnológicas dentro de la herramienta, y referirse a expertos en los que se requiere juicio o actividad manual, es un componente esencial de RPA. Con una sólida gestión de excepciones, la orquestación de la automatización con la actividad humana puede generar confianza y no provocar roces.
- Seguridad. El despliegue del RPA casi siempre significa que se van a tratar datos delicados. Esto provoca que las medidas de seguridad sean una parte esencial de un conjunto de herramientas de automatización que no pueden subestimarse.
- Configuración de características. Todas las aplicaciones RPA cuentan con características específicas diseñadas para acelerar y simplificar el proceso de edición y configuración. Esto permite una implementación más eficaz de la automatización.
- Características de implementación. Una vez que la configuración y las pruebas se hayan realizado, el despliegue es la siguiente tarea principal. Las funciones de implementación incluyen funciones para distribuir versiones entre máquinas, manejar variables específicas del entorno y proporcionar controles de seguridad para implementar en un entorno de producción.
- Soporte y documentación. Tener un fuerte vínculo los proveedores de soluciones RPA puede ayudar en todo el proceso de automatización. Hay importantes software RPA que facilitan información y permiten formar parte de comunidades de desarrolladores y usuarios que son muy útiles para compartir las mejores prácticas.
Software RPA más importantes
Un referente para conocer quiénes son los principales contendientes en un mercado es ver los informes de Gartner. En la mayoría de sus análisis muestran los players en cuatro cuadrantes en función de dos variables.
En el caso de RPA las dos variables en las que se posicionan los diferentes software RPA son su integridad de su visión (tened claro donde quieren ir, para los terrenales) y su capacidad para ejecutar.
En el denominado «cuadrante mágico de Gartner» se sitúan los líderes. Según el último informe de julio de 2020, los software RPA son los siguientes:
- UiPath
- Blueprism
- Automation Anywhere
- Workfusion
¿Por qué Harpia Software?
Todos estos software RPA están orientados a grandes empresas y corporaciones. Entre los costes de licenciamiento y los coste de poner todo en marcha, es difícil encontrar el proceso en una PYME que pueda justificar el gasto.
En Harpia Software queremos ayudar a los trabajadores, autónomos y pequeñas empresa a que sean ellos los auténticos protagonistas de la automatización de su trabajo, y que esto no sea impuesto por otros.
En la versión Beta que puedes descargarte ahora mismo sin coste alguno, tienes disponibles 160 actividades para poder automatizar procesos en web, integración con excel y correo electrónico.
Con estas funcionalidades podrás automatizar el 40% del trabajo que no te aporta valor y te hace dedicarle al trabajo más tiempo del que se merece. Posiblemente Harpia te ayudará a conciliar mejor vida personal y profesional.
